Je kent het wel. Het hoofdkantoor bestelt 500 polo’s met het bedrijfslogo. Die moeten verdeeld worden over 12 vestigingen door het hele land. HR stuurt een Excel rond, kantoormanagers geven door hoeveel ze nodig hebben, iemand telt alles bij elkaar op, en uiteindelijk rijdt er een busje rond om dozen af te leveren.
Herkenbaar? Dan is dit artikel voor jou. Want er is een veel slimmere manier om bedrijfsmerchandise, werkkleding en promotiemateriaal te verdelen: een interne webshop.
Het probleem met traditionele merchandise-distributie
Bij bedrijven met meerdere vestigingen, afdelingen of teams is het verdelen van merchandise een logistieke puzzel. En het gaat niet alleen om de jaarlijkse polo-bestelling. Denk aan:
- Onboarding kits voor nieuwe medewerkers (welkomstpakket, bedrijfskleding, laptop-accessoires)
- Seizoensgebonden werkkleding (zomerpolos, winterjassen)
- Promotiemateriaal voor beurzen en evenementen
- Relatiegeschenken en kerstpakketten
- Branded items voor klanten of partners
Elke keer hetzelfde verhaal: Excel-lijstjes, e-mails heen en weer, handmatig tellen, centraal bestellen en dan verdelen. Dat kost tijd, gaat fout, en niemand heeft er zin in.
De oplossing: een interne webshop
Stel je voor: je medewerkers loggen in op een webshop – speciaal voor jouw organisatie. Ze zien de beschikbare producten: polo’s in de juiste maten, het nieuwe onboarding pakket, promotiemateriaal voor het aankomende event. Ze bestellen wat ze nodig hebben. De bestelling gaat automatisch naar het fulfillment magazijn, wordt ingepakt en verstuurd naar de juiste vestiging of rechtstreeks naar de medewerker thuis.
Geen Excel. Geen e-mails. Geen busje dat rondrijdt. Gewoon een professioneel bestelproces, net zoals consumenten dat gewend zijn bij iedere andere webshop.
Waarom WeUniteBrands hier perfect voor is
WeUniteBrands is van oorsprong gebouwd voor e-commerce. Maar de technologie erachter is net zo geschikt voor interne distributie. Sterker nog: de combinatie van multi-tenant webshops en collectieve fulfillment maakt het bijzonder interessant voor bedrijven.
Multi-tenant: meerdere shops onder één account
Met WeUniteBrands kun je meerdere webshops beheren onder één account. Voor een multinational betekent dat: één centrale shop voor alle vestigingen, of aparte shops per regio, afdeling of doelgroep. Allemaal vanuit één dashboard, met één overzicht van voorraad en bestellingen.
Collectieve fulfillment: scherpe verzendtarieven
Hier wordt het pas echt interessant. De interne bestellingen van jouw organisatie worden via ons platform gecombineerd met de orders van alle andere webshops. Dat collectieve volume geeft ons – en daarmee jou – toegang tot scherpe fulfillment tarieven. Pick, pack en ship tegen professionele prijzen, ook als je intern maar 20 pakketjes per maand verstuurt.
Geautomatiseerd voorraadbeheer
Je ziet in real-time hoeveel polo’s er nog op voorraad zijn, welke maten bijna op zijn, en hoeveel onboarding kits er klaarliggen. Nooit meer handmatig tellen of bellen met het magazijn. En zodra de voorraad onder een bepaald niveau komt, krijg je een signaal.
Automatische orderdoorvoer
Een medewerker bestelt, de order gaat automatisch naar het fulfillment magazijn, het pakket wordt ingepakt en verzonden. Met track & trace. Zonder dat iemand van HR of facilitair er iets voor hoeft te doen.
Concrete use cases
Hoe ziet dit er in de praktijk uit? Een paar voorbeelden:
Bedrijfskleding voor meerdere vestigingen
Een retailketen met 15 filialen. Elke vestiging heeft personeel dat werkkleding nodig heeft. In plaats van centraal bestellen en verdelen, bestelt elke vestigingsmanager zelf via de interne webshop. De juiste maten, de juiste aantallen, geleverd op het juiste adres.
Onboarding van nieuwe medewerkers
Een groeiend techbedrijf neemt maandelijks nieuwe mensen aan op verschillende locaties. HR bestelt per nieuwe medewerker een welkomstpakket via de interne shop: laptop sleeve, notitieboek, waterfles, hoodie – alles met bedrijfsbranding. Het pakket wordt direct naar het thuisadres of de werklocatie gestuurd.
Evenementen en beurzen
Een multinational die elk kwartaal op beurzen staat in verschillende steden. Het marketingteam bestelt via de webshop precies het promotiemateriaal dat ze nodig hebben, en het wordt rechtstreeks naar de beurslocatie gestuurd. Geen opslag op kantoor, geen logistieke coördinatie.
Relatiegeschenken en eindejaarsacties
December nadert en 200 relaties moeten een kerstpakket ontvangen. In plaats van zelf in te pakken en te verzenden, staat het cadeau in de webshop. Commercieel selecteert per relatie het juiste geschenk, vult het afleveradres in, en de fulfillment partner doet de rest.
De voordelen op een rij
- Tijd besparen – Geen Excel-lijstjes, geen coördinatie, geen handmatig tellen en verdelen
- Kosten besparen – Collectieve fulfillment tarieven in plaats van dure ad-hoc verzendingen
- Overzicht houden – Real-time inzicht in voorraad, bestellingen en leveringen vanuit één dashboard
- Fouten voorkomen – Geen verkeerde maten, aantallen of adressen door geautomatiseerd proces
- Schaalbaar – Of je nu 3 vestigingen hebt of 30, het systeem groeit mee
- Professionele uitstraling – Medewerkers ervaren een professioneel bestelproces, net als bij een gewone webshop
Niet alleen voor multinationals
Je hoeft geen multinational te zijn om hier profijt van te hebben. Ook voor middelgrote bedrijven met een handvol vestigingen, franchiseformules, of organisaties met veel vrijwilligers of leden is een interne webshop een slimme oplossing. Denk aan sportbonden die kleding verdelen over aangesloten clubs, of zorgorganisaties die werkkleding bestellen voor meerdere locaties.
Het principe is hetzelfde: centraal beheer, decentraal bestellen, professionele fulfillment.
Hoe start je?
Het opzetten van een interne webshop via WeUniteBrands is eenvoudiger dan je denkt:
- Intake – We bespreken je situatie: hoeveel vestigingen, welke producten, welke volumes?
- Inrichting – We zetten de webshop op, voegen je producten toe en koppelen de fulfillment partner
- Voorraad aanleveren – Je levert je merchandise aan bij het fulfillment magazijn
- Live – Medewerkers en vestigingen kunnen bestellen. Alles draait automatisch.
Geen maandenlang IT-project. Geen custom development. Gewoon een werkende oplossing die je binnen weken kunt uitrollen.
Benieuwd?
Worstelt jouw organisatie met het verdelen van merchandise, werkkleding of promotiemateriaal over meerdere locaties? We laten je graag zien hoe een interne webshop met collectieve fulfillment dat probleem oplost – efficiënter, goedkoper en zonder gedoe.
Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag mee over de beste opzet voor jouw situatie.